Pesantren Mulai Tinggalkan Cara Manual, Hafalan hingga Kesehatan Santri Kini Bisa Dipantau Lewat Sistem Digital

tvOnenews.com - Cara pesantren memantau perkembangan santri perlahan berubah. Jika sebelumnya catatan hafalan, aktivitas ibadah, kesehatan hingga berbagai laporan pengasuhan banyak bergantung pada buku dan rekap manual, kini sebagian proses tersebut mulai berpindah ke sistem digital.

Perubahan itu juga menyentuh hubungan antara pesantren dan orang tua. Ketika anak tinggal jauh dari rumah, informasi mengenai perkembangan mereka biasanya baru diterima melalui laporan berkala atau komunikasi langsung dengan pengasuh. 

Kehadiran platform digital membuka cara lain: orang tua dapat memperoleh informasi perkembangan anak melalui perangkat yang sehari-hari mereka gunakan.

Fenomena tersebut menjadi bagian dari perubahan yang lebih luas di dunia pendidikan Indonesia. Data BPS menunjukkan 72,78 persen penduduk Indonesia telah mengakses internet pada 2024, naik dari 69,21 persen pada 2023. 

Di tingkat kebijakan, pemerintah juga mendorong transformasi digital pendidikan. Pada November 2025, Kemendikdasmen meluncurkan Program Digitalisasi Pembelajaran untuk 288 ribu sekolah sebagai bagian dari upaya memperluas pembelajaran berbasis teknologi.

Digitalisasi Pendidikan Makin Meluas, Pesantren Ikut Beradaptasi

Digitalisasi pendidikan kini tidak hanya berkaitan dengan pembelajaran melalui komputer atau penggunaan platform belajar daring. Pengelolaan data, komunikasi antara sekolah dan orang tua, hingga pemantauan perkembangan peserta didik juga mulai menjadi bagian dari ekosistem digital.

Kemendikdasmen, misalnya, mendorong pemanfaatan Rumah Pendidikan sebagai salah satu fondasi transformasi digital. Program Sapa Sekolah dilakukan untuk memperkenalkan platform tersebut kepada satuan pendidikan sekaligus memperkuat pemanfaatan teknologi dalam proses pembelajaran.

Pemerintah juga menempatkan data sebagai bagian penting dalam pengelolaan pendidikan. Kemendikdasmen menyebut validitas data menjadi dasar bagi penyusunan kebijakan yang tepat dan berkelanjutan.

Dalam konteks pendidikan berbasis asrama, kebutuhan terhadap data bahkan menjadi lebih kompleks. Pengelola tidak hanya berhadapan dengan proses akademik, tetapi juga aktivitas harian, pembinaan karakter, ibadah, kesehatan, kedisiplinan serta fasilitas tempat tinggal.

Kondisi tersebut turut mendorong Kahf Islamic Boarding School (KIBS) menggunakan Sakha Platform, sistem manajemen boarding school berbasis teknologi yang dirancang untuk mengintegrasikan berbagai aktivitas pendidikan dan pengasuhan. Langkah tersebut berangkat dari kebutuhan meningkatkan pelayanan kepada santri dan orang tua.

“Dalam rangka meningkatkan pelayanan pendidikan, kami bekerja sama dengan platform tersebut untuk meningkatkan pengawasan kinerja SDM, musyrif, dan pengasuh serta pemantauan perkembangan santri secara real-time,” ungkap Pimpinan Kahf Islamic Boarding School, Ustadz Harun Tofik.

Dari Buku Hafalan ke Smartphone

Salah satu perubahan yang paling terasa terjadi pada proses pencatatan hafalan. Sebelum menggunakan sistem digital, musyrif Kahf Islamic Boarding School Ustadz Arifin Ahmad mengatakan pencatatan masih dilakukan menggunakan buku.

Cara tersebut membuat proses rekap membutuhkan waktu sebelum akhirnya informasi dapat disampaikan kepada wali santri.

“Dulu mencatat hafalan santri dilakukan secara manual dengan buku hafalan, lalu laporannya baru bisa kami serahkan kepada wali santri dengan waktu yang lama. Tapi semenjak menggunakan Sakha Platform masalah itu teratasi. Ketika halaqah dimulai saya cukup membuka smartphone lalu menginput hafalan yang disetorkan santri. Cepat, ringkas, tanpa kertas,” tutur Ustadz Arifin.

Perubahan itu membuat pencatatan dapat dilakukan ketika kegiatan berlangsung. Bagi musyrif, digitalisasi bukan hanya mengganti media dari kertas menjadi layar, tetapi juga mengurangi pekerjaan administratif yang sebelumnya membutuhkan waktu tambahan.

Manfaat tersebut kemudian dirasakan oleh orang tua. Melalui portal wali santri, perkembangan anak dapat dipantau dari jarak jauh, termasuk capaian hafalan Al-Qur'an, hafalan matan dan amaliyah sunnah yang telah dilakukan. Salah satu wali santri mengatakan aplikasi tersebut memudahkannya mengetahui perkembangan anak.

“Kabar gembira sekali karena saat ini sekolah sudah memakai aplikasi. Memudahkan kami orang tua di rumah bisa memantau serta mengecek progres kegiatan anak kami, Sultan, hanya melalui HP. Alhamdulillah, aplikasi ini benar-benar membantu sekali,” ujarnya.

Bukan Cuma Hafalan, Kesehatan Santri Ikut Dipantau

Digitalisasi ini tidak berhenti pada pencatatan hafalan dan aktivitas ibadah. Sistem tersebut juga digunakan untuk mendukung pengelolaan fasilitas serta kesehatan santri.

Perwakilan Tim Sarana dan Prasarana KIBS Teguh mengatakan laporan kerusakan fasilitas dapat dipantau berdasarkan tingkat prioritas.

“Dengan adanya modul pengaduan sarpras di sistem digital, setiap laporan kerusakan fasilitas asrama maupun kelas langsung terpantau skala prioritasnya. Proses penanganan jadi lebih cepat, terstruktur, dan transparan, sehingga fasilitas belajar dan tempat tinggal santri selalu dalam kondisi optimal,” jelasnya.

Pada sisi kesehatan, Tim Kesehatan KIBS Ns. Achmad Saroni menilai rekam medis digital membantu tenaga kesehatan memperoleh informasi santri secara lebih terstruktur.

“Hadirnya modul kesehatan pada aplikasi Sakha Boarding memberikan dampak yang sangat positif dan membawa perubahan besar dalam pengelolaan kesehatan di lingkungan pesantren. Tindakan pencegahan penyakit bisa kami lakukan lebih awal,” ujarnya.

Sistem tersebut tidak hanya membantu ketika santri mengalami masalah kesehatan. Pemantauan juga dapat digunakan untuk mendukung tindakan pencegahan. Konsep tersebut memperlihatkan bahwa transformasi digital pesantren bukan semata-mata soal memiliki aplikasi. 

Teknologi ditempatkan sebagai alat untuk menghubungkan data yang sebelumnya tersebar di berbagai bagian, mulai dari hafalan, ibadah, kedisiplinan dan kesehatan hingga sarana-prasarana.

Pada akhirnya, peran manusia tetap menjadi bagian utama dalam proses pendidikan. Musyrif tetap mendampingi santri, tenaga kesehatan tetap memberikan pelayanan, pengelola tetap mengambil keputusan, dan orang tua tetap menjalankan peran pengawasan dari rumah.

Bedanya, informasi yang menjadi dasar pemantauan kini dapat tersaji lebih cepat dan terstruktur. Di tengah semakin luasnya pemanfaatan teknologi dalam pendidikan Indonesia, pola tersebut menunjukkan bahwa digitalisasi tidak hanya mengubah cara belajar, tetapi juga cara lembaga pendidikan mengelola dan memahami perkembangan peserta didiknya. (udn)